Modelo de gestión de documentos y administración de archivos
Gestión de documentos PDF
La Ley Marco Jurídica de Tecnologías de la Información, aprobada en 2001, contiene normas detalladas sobre los "registros tecnológicos". La Ley se adoptó para tener en cuenta los cambios provocados por el creciente uso de las tecnologías de la información.
Además, el artículo 34 de la Ley relativa al marco jurídico de las tecnologías de la información especifica claramente que los documentos protegidos por el secreto profesional deben tener su confidencialidad protegida cuando se transmiten (por ejemplo, por fax, correo postal, correo electrónico, etc.).
Además del secreto profesional, los CHRP y CIRC tienen un deber más amplio de discreción en relación con los servicios profesionales prestados en el curso de su trabajo. Cabe añadir que el secreto profesional y el deber de discreción también se extienden a los mandatarios, socios o empleados de los CHRP y CIRC.
Observe la hoja informativa publicada en este sitio titulada "Aplicación de la Ley de Protección de Datos Personales y Documentos Electrónicos a los Registros de Personal": http://www.privcom.gc.ca/fs-fi/02_05_d_18_f.asp.
Ejemplo de gestión de documentos
Los documentos se agrupan por procesos del proyecto. Un diagrama presenta cada proceso y los documentos asociados a él. Los documentos presentados en esta página no están disponibles en formato Word. La razón es sencilla: no existe un documento estándar universal, cada organización debe crear el suyo propio en función de su contexto.
Las fases del ciclo de vida están delimitadas por hitos. Un documento de entrada establece las condiciones para la fase siguiente y un documento de salida presenta los resultados. Hay ocho documentos de este tipo, que forman parte del proceso de coordinación del proyecto. Se adjuntan modelos normalizados de estos documentos.
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Herramientas de archivo de documentos
Actividades - En una organización, las actividades que se llevan a cabo generan documentos que se crean, se reciben o se envían: es a partir de estas actividades que se constituyen los expedientes y es en relación con ellos que se adquiere la documentación de referencia.
Acción - Cualquier decisión requiere normalmente una acción sobre un objeto: pedido (acción) del producto XYZ (objeto). Las huellas de esta acción se registran en un documento o documentos producidos, recibidos o enviados. A continuación, los nuevos documentos se añaden a los registros existentes.
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