Herramientas de archivo de documentos
Expedientes de contratación, nóminas, decisiones de nombramiento y promoción, informes y documentos de evaluación del personal, correspondencia con la Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos… todos estos documentos deben formar parte del expediente personal del funcionario. Pero, ¿qué ocurre con los documentos que relatan o expresan un comentario sobre el comportamiento del funcionario? ¿En qué medida pueden (o deben) incluirse en el expediente personal del funcionario? ¿Puede el funcionario impugnar su presencia?
El correo electrónico en cuestión no se considera una medida adoptada en consideración a la persona ni una sanción disciplinaria, por lo que no requería el cumplimiento previo del procedimiento ad hoc.
Ejemplo de expediente administrativo
– Las disposiciones del artículo 89 de la ley de 26 de enero de 1984 y del artículo 31 del decreto n° 89-677 de 18 de septiembre de 1989 organizan la supresión de la mención de sanciones disciplinarias en determinadas condiciones de tiempo y de comportamiento (sanciones de los grupos 1, 2 y 3, teniendo en cuenta que la amonestación del grupo 1 no se registra en el expediente).
El ámbito de aplicación de la comunicación del expediente se ha ampliado progresivamente a lo largo de la jurisprudencia (medida de desahucio, despido por incapacidad física o profesional, cambio de destino con modificación de la situación individual, fin de la comisión de servicio en un puesto funcional, excedencia de larga duración, etc.). La comunicación del expediente no es necesaria en caso de abandono del puesto (la autoridad local sólo puede tomar nota de la voluntad del agente de romper el vínculo laboral), o de denegación de la titularidad (CE nº 256879 de 3 de diciembre de 2003, syndicat intercommunal de restauration collective).
Archivado de expedientes administrativos
Este tipo de archivado se utiliza principalmente en el marco del archivado de expedientes individuales en recursos humanos. A menudo subyace a los otros tipos (por ejemplo, divisiones geográficas organizadas por orden alfabético).
El archivo cronológico puede hacerse a una escala más o menos fina en función del tipo de expedientes y de los volúmenes de que se trate (años, meses, etc.). Puede ser ascendente (ejemplo: 2010, 2011, 2012) o descendente (2012, 2011, 2010).
Nota: la distinción entrante/saliente puede hacerse en el nivel superior (como se hace automáticamente en un correo electrónico) y cada tipo puede contener carpetas temáticas, etc.; o bien esta distinción puede hacerse dentro de cada carpeta temática (o de otro tipo).
Cómo presentar los documentos de la empresa
Nuestro experimento se realizó en primer lugar sobre unos 40 expedientes en papel. Esta elección se justifica por el hecho de que este método de agrupación de documentos se ha utilizado y se sigue utilizando, y porque la experiencia de la gestión de documentos electrónicos está más avanzada que la de la gestión de expedientes electrónicos.
¿Qué se entiende por expediente? Existen varias definiciones en la literatura archivística y en la legislación. Cada una de ellas aborda diferentes perspectivas, normalmente relacionadas con el contexto en el que fueron redactadas.
4 “La Clasificación Universal de los Registros Administrativos no sólo proporciona los códigos para la clasificación de los registros, sino también los títulos oficiales de los expedientes. (Roberge, 1985, 53)
En su obra, Marie-Anne Chabin identifica dos categorías de expedientes en la masa documental de una organización. Distingue entre “expedientes orgánicos” y “expedientes de clasificación “14 (Chabin, 1995); los primeros se rigen por la normativa y los segundos se justifican por el vínculo existente entre cada uno de los documentos.